Magazines | Noord-Limburg Business nr 2 2024

De eventbranche kent de laatste jaren veel uitdagingen. Het is belangrijker dan ooit om je te onderscheiden van je concurrenten. Vergader- en trainingslocatie Hoeve Rosa in Sevenum doet dat door te professionaliseren met als doel verwachtingen te overtreffen.

Als je het erf van Hoeve Rosa oploopt, valt je meteen op hoe groen het is. Een groepje mensen loopt langs de grote vijver, waarin roze waterlelies drijven. Even verderop zitten een paar vrouwen te lunchen onder een boom. Op deze inspirerende en rustgevende plek komen dagelijks verschillende groepen mensen voor een vergadering of training. Het is precies zoals eigenaar Yvonne Kersten het bedoeld heeft: "We hebben ons buitenterrein een paar jaar geleden volledig nieuw aangelegd met verschillende zitjes, paadjes en veel groen. Iedere groep heeft een eigen plekje om te lunchen, te wandelen of gewoon buiten te werken. En dan is er nog een groot grasveld waar je ook activiteiten kunt doen, zoals een boksclinic of een workshop schapendrijven. Het is echt een meerwaarde dat je bij ons in het groen kunt vergaderen."

Ook bedrijfsmatig is er veel veranderd, toch?

"In 2021 breidden we uit van twee naar vijf vergaderruimtes. Toen besloten we ook meteen een professionaliseringsslag te maken. Enkele van onze kernwaarden zijn namelijk: professionaliteit én passie voor de gasten. Er kwam een nieuwe website, een nieuw logo én we kozen voor software van MICE Operations. Die software stelde ons in staat om efficiënter te kunnen werken en onze gasten nog beter van dienst te kunnen zijn. Ik had het systeem één keer gezien en ik was meteen verkocht."

Wat maakt het zo professioneel?

"Klanten hoeven niet meer per se te bellen als ze willen reserveren. Wij werkten eerst met Excel-bestandjes. Nu is alles geautomatiseerd; de klant kan zelf een aanvraag doen in het systeem en vervolgens krijgt de klant een professionele offerte van ons. Na afloop maken we in een handomdraai een professionele factuur. Dat is superfijn."

En hoe overtreffen jullie de verwachtingen van jullie gasten?

"In het systeem zitten ook werklijsten die je eenvoudig kunt aanpassen, zodat iedereen altijd overzicht heeft en weet wat er moet gebeuren. Op die werklijst kun je ook aantekeningen maken. Als een klant een extra vraag heeft gesteld of speciale wensen heeft, dan noteren we dat in het systeem. We vragen bijvoorbeeld welke opstelling ze willen, noteren wensen of aandachtspunten van een vorige keer of houden rekening met dieetwensen. Zo'n geautomatiseerd systeem maakt dat heel eenvoudig; het is een heel fijne manier van werken."

Meer gebruikerservaringen en praktische informatie vind je op www.miceoperations.com

delen: