Steeds meer Nederlandse HR-managers willen payroll uitbesteden

Payroll-processen zijn al jaren een constante uitdaging voor HR-managers en uit recent onderzoek van Remote blijkt dat het onderwerp in Nederland hoger op de agenda staat dan in andere Europese landen. Maar liefst 82,5 procent van de Nederlandse HR-managers heeft overwogen om payroll uit te besteden en 15 procent maakt hier al gebruik van. Deze cijfers maken duidelijk dat payroll-uitbesteding steeds vaker gezien wordt als een strategische oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar efficiëntie en risicobeheersing.

Een mogelijke reden voor de toenemende interesse in payroll-uitbesteding is het positieve beeld dat HR-managers hebben over de voordelen hiervan. Nederlandse HR-professionals verwachten meer dan hun buitenlandse collega’s dat payroll-uitbesteding leidt tot betere bescherming van gegevens, tijd- en kostenbesparingen, en een soepelere afhandeling van betalingen aan medewerkers in andere landen. Dit is met name van belang in een steeds internationalere opererende economie, waar bedrijven regelmatig medewerkers in meerdere landen op de loonlijst hebben staan.

Internationaal verschillen de verwachtingen echter. In Frankrijk ligt de focus vooral op verbeterde nauwkeurigheid van de personeelsadministratie, terwijl Duitse bedrijven payroll-uitbesteding met name zien als een manier om het beheer van verschillende soorten werknemers, zoals freelancers en tijdelijke krachten, te optimaliseren.

De uitdagingen van payroll
Dat payroll-processen veel tijd en aandacht vragen zien we duidelijk terug in de resultaten van het onderzoek. Internationaal geven HR-managers aan dat databeveiliging, handmatige processen en accuraatheid de grootste pijnpunten zijn. In Duitsland en Frankrijk scoort databeveiliging hoog als zorgpunt, terwijl Nederlandse HR-managers vooral technische problemen, onnauwkeurigheden en het voldoen aan wet- en regelgeving vrezen. Dit toont aan dat payroll-complexiteit geen landsgrenzen kent en dat bedrijven, ongeacht hun locatie, geconfronteerd worden met vergelijkbare uitdagingen.

Gelukkig kan het uitbesteden van payroll helpen deze zorgen te verminderen, zo blijkt uit het onderzoek. Payroll-providers bieden gespecialiseerde systemen en processen die zijn ontworpen om veelvoorkomende problemen, zoals foutgevoelig, handmatig werk en databeveiliging, aan te pakken. HR-managers die al gebruikmaken van een payroll-provider geven aan tevreden te zijn met de uitbesteding, al zien ze wel ruimte voor verbetering.

In Nederland vragen HR-managers vooral om een eenvoudigere belastingafhandeling en gebruiksvriendelijkere software. Ook betere ondersteuning en de integratie van aanvullende diensten, zoals secundaire arbeidsvoorwaarden en aandelenopties, worden als belangrijke verbeterpunten gezien. Internationaal gezien staan ook snellere betalingen en striktere databeveiliging hoog op de lijst van wensen.

Een tijdrovend proces
De gemiddelde HR-afdeling in Nederland besteedt 3-6 dagen per maand aan administratieve taken rondom payroll, met name aan het invoeren van gegevens, het integreren met andere software en het bijhouden van werkuren. Dit toont aan dat de belasting van payroll-administratie aanzienlijk is, zelfs in een markt die vooroploopt in de adoptie van geavanceerde technologieën.

In landen als Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk kost het herstellen van fouten relatief veel tijd, waarbij HR-teams gemiddeld 3-6 uur per maand kwijt zijn aan correcties. Het beperken van deze administratieve lasten door gebruik te maken van geautomatiseerde, geïntegreerde payroll-oplossingen kan een aanzienlijke impact hebben op de efficiëntie en productiviteit van HR-teams.

Payroll-uitbesteding geen heilige graal
Hoewel payroll-uitbesteding aanzienlijke voordelen biedt, moeten bedrijven er rekening mee houden dat zelfs de beste providers niet zonder foutmarge werken. Zo geven Nederlandse HR-managers aan dat er ook bij uitbesteding vrijwel elke maand iets moet worden rechtgezet in het payroll-proces, al komen vergelijkbare correcties ook voor bij interne payroll-oplossingen. Dit wijst erop dat payroll, ongeacht of het intern of extern wordt beheerd, een complex proces blijft. In het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten zijn deze correcties zelfs vaker nodig, soms zelfs meerdere keren per maand. Duitsland en Frankrijk hebben minder vaak aanpassingen nodig, maar ook daar moeten HR-afdelingen minstens elk kwartaal ingrijpen.

Deze problemen kunnen echter vaak worden beperkt door gebruik te maken van ervaren payroll-providers, die niet alleen de processen stroomlijnen, maar ook continu werken aan verbeteringen in datanauwkeurigheid en compliancy. Remote's payroll-dienst is specifiek ontworpen om deze problemen te verminderen door middel van geavanceerde technologie en betrouwbare ondersteuning, zodat bedrijven zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten.